הנהלת החשבונות הינו שם כולל לפעולות המבוצעות לצורך תיעוד הפעילות הפיננסית בעסק. להנהלת החשבונות מספר מטרות עיקריות:

1. תיעוד הפעילות העסקית והפקת דוחות אשר ישמשו את מנהל העסק לניתוח התוצאות העסקיות.
2. סיוע בהתחשבנות מול רשויות המס.

בעלי עסקים רבים המשתמשים במשרדי הנהלת חשבונות משתמשים בהנהלת החשבונות אך ורק לצורך התחשבנות מול רשויות המס, כאשר הם מפספסים את הנקודה העיקרית, שהנהלת החשבונות זה קודם כל כלי לניהול העסק.

רשות המסים קבעה כללי ניהול ספרים במסגרת חוק מע"מ ותקנות מס הכנסה, ואלו אמורות לייצר יישור-קו בין כל העסקים השונים בשיטת הניהול – בין השאר לצורך מעקב ובקרה לפעולות העסקים.

חשוב לציין כי כל הכללים שמופיעים בהוראות ניהול ספרים הם ממילא חלק מתהליכי הבקרה אשר כל עסק חייב לנהל – על כן אין לראות בהם מעמסה אלא לראות כיצד הם תורמים לעסק.

בניית מערכת הנהלת חשבונות נכונה ומתאימה הינה הכרחית הן לצורך ניהול נכון ויעיל של העסק והן לצורך עמידה בדרישות החוק. הימנעות מניהול חשבונות או ניהול לקוי יכולים להביא לקריסת העסק או לחלופין לפסילת ספרים על ידי רשויות המס.

משרדינו מעניק שירותי הנהלת חשבונות לעצמאים וחברות. השירות הינו מקיף לרבות הנהלת חשבונות חד צדדית לעצמאיים, דרך הנהלת חשבונות כפולה לחברות קטנות וכלה בניהול פיננסי מקיף עבור לקוחות וחברות גדולות. השרות ניתן על ידי צוות מנהלי/ות חשבונות מקצועיים ומנוסים. מערכת הנהלת החשבונות נבנית בהתאמה אישית לכל עסק תוך כדי התאמה לצרכי הלקוח ותוך שמירה על הוראות החוק. עבודת הנהלת החשבונות מבוצעת תחת פיקוח של רואה חשבון וזאת במטרה להציג את פעילות העסק באופן מדוייק.

הפוסט הנהלת חשבונות הופיע לראשונה ב-צפדיה ושות' - משרד רואי חשבון.

להלן ריכוז של הדיווחים העיקריים שכל בעל עסק חייב לדווח לרשויות המס.

דיווחים חודשיים לרשויות המס:

1. מע"מ – הדיווח למע"מ מבוצע אחת לחודש/חודשיים בהתאם לגודלו של העסק. הדיווח יכלול כל העסקאות כל העסקאות עבורן הופקו חשבוניות מס במהלך תקופת הדיווח (חשבוניות הכנסה שהפיק בעל העסק וחשבוניות הוצאות אותן קיבל בעל העסק מספקיו).

2. מס הכנסה – תשלום המס במהלך השנה נעשה באמצעות מקדמות על חשבון המס. המקדמות משולמות אחת לחודש או אחת לחודשיים בהתאם למה שיקבע על ידי מס הכנסה. גובה המקדמה מחושב בהתאם לשיעור מהכנסות העסק בתקופת הדיווח. חישוב מס הכנסה הסופי אותו חייב העסק לשלם נעשה אחת לשנה במסגרת הדוח השנתי שמוגש אחת לשנה. לאחר חישוב המס הסופי מנכים את סך המקדמות ששולמו במהלך השנה ובעל העסק מחויב לשלם את ההפרש. על מנת להגיע להפרש קטן ככל האפשר משרדנו מבצע בקרה במהלך השנה ומוודא שהמקדמות שמשולמות תואמות את הרווחים הצפויים של העסק. במידת הצורך אנחנו מעדכנים את שיעור המקדמות במהלך השנה.

3. ביטוח לאומי – ביטוח לאומי אישי חל למעשה רק על הכנסות של בעל עסק עצמאי ולא חל על הכנסות של חברות. ביטוח לאומי של בעל מניות בחברה משולם דרך תלוש השכר כמו עובד שכיר רגיל. למעשה אין דיווח חודשי לביטוח לאומי, אך יש תשלום חודשי שבדומה למס הכנסה נקרא מקדמה על החשבון, כאשר גם כאן כמו במס הכנסה החישוב הסופי נעשה לאחר הגשת הדוח השנתי – מסך החבות השנתית מנכים את המקדמות ששולמו ובעל העסק צריך לשלם את ההפרש. המקדמות מחושבות בהתאם לרווח החודשי עליו הצהיר בעל העסק. מקדמות אלו משמשות גם לצורך חישוב גובה הפיצוי לבעל העסק במקרה של אירוע ביטוחי. על כן מעבר למטרה החשובה של שמירת פער קטן ככל שניתן בהתחשבנות השנתית חשוב לשמור שגובה המקדמות יתאמו את הרווח בפועל. משרדנו מבצע בקרה במהלך השנה לצורך וידוא כי גובה המקדמות תואם את הרווח בפועל.

דיווח שנתי

1. עצמאי – כל בעל עסק עצמאי חייב להגיש דוח שנתי על פעילותו העסקית למס הכנסה. כמו הדוחות החודשיים גם דוח זה צריך להיות מוגש במועד, ערוך בהתאם לכללים שנקבעו על ידי מס הכנסה ולכלול את כול המסמכים הדרושים. הגשה לא במועד או הגשה שלא על פי הכללים עלולה להביא לסנקציות של רשות המסים. חשוב לזכור שדוח זה משמש למעשה כבסיס לחישוב המס הסופי של בעל העסק. למשרדנו ניסיון רב בהגשת דוחות שנתיים למס הכנסה תוך מיקסום הטבות המס לבעל העסק.

2. חברה – חברה למעשה היא ישות משפטית נפרדת וחישוב המס שלה נעשה בנפרד מחישוב המס של הבעלים. כמו עצמאי גם חברה מחויבת להגיש דוח שנתי למס הכנסה אחת לשנה. דבר חשוב שיש לחברה ואין לעצמאי זו החובה לצרף לדוח שנתי, דוח כספי מבוקר על ידי רואה חשבון. להרחבה בעניין ביקורת דוחות כספיים לחץ כאן.

בנוסף לדיווח על הפעילות העסקית של העסק עצמו, ארגון המעסיק עובדים חייב בדיווחים נוספים הן חודשיים והן שנתיים – להרחבה בנושא לחץ כאן

הפוסט דיווחים לרשויות המס הופיע לראשונה ב-צפדיה ושות' - משרד רואי חשבון.

על בעל עסק הבוחר להעסיק עובדים חלים מספר רב של חוקים ותקנות, אי עמידה בתנאי החוק עלולה לסכן את המעסיק בתביעות מצד העובד. משרדנו מעניק הכוונה ויעוץ למעסיק על דרישות החוק החלות עליו בעת העסקת העובדים. אנו מעסיקים חשבי שכר מומחים אשר מכוונים את בעל העסק להתנהלות נכונה אל מול עובדיו לעניין שכר העבודה.

הפקת תלושי שכר

על בעל עסק המעסיק עובדים יש חובה להפיק תלוש שכר לעובד עבור כל חודש עבודה. על התלוש להיות ערוך בהתאם לחוק. משרדנו מעסיק חשבי שכר מומחים המכירים את ההנחיות ומעודכנים בשינוי חקיקה באופן שוטף, אשר יכינו לבעל העסק תלושים עבור עובדיו כמתחייב בחוק.

דיווח נתוני שכר חודשיים ושנתיים לרשויות המס

כל בעל עסק המעוניין להעסיק עובדים מחויב לפתוח תיקים ייעודיים לכך הן במס הכנסה והן בביטוח לאומי – תיקים אלו נקראים תיקי ניכויים. על בעל עסק המעסיק עובדים יש חובה לנכות את המסים מהעובד, לדווח את נתוני השכר ולהעביר את המסים אשר נוכו מהעובד, באופן שוטף למס הכנסה וביטוח לאומי בהתאם לתדירות שנקבעת על ידי הרשויות. בנוסף לדיווח החודשי קיימת חובה לדיווחים תקופתיים נוספים – למס הכנסה אחת לשנה ולביטוח לאומי 3 פעמים בשנה. דיווחים אלו חייבים להיות ערוכים בהתאם להנחיית הרשויות וצריכים להתבצע במועד הקבוע. אי עמידה בכללים ובמועדים עלולה לסכן את בעל העסק בסנקציות מצד הרשויות. משרדנו מעניק את השירותים הנדרשים לצורך דיווח נתוני השכר לרשויות והן מבצע עבור לקוחותיו את פתיחת התיקים הנדרשים מול הרשויות.

הפקת מסמכים לעובדים

לעיתים המעסיק נדרש לספק לעובדיו מסמכים רשמיים על נתוני שכרו לצורך הגשתם לגופים שונים. גופים כגון קרנות פנסיה, מס הכנסה, ביטוח לאומי ועוד. במסגרת שרותי חשבות השכר משרדנו מפיק את כל המסמכים אותם מחויב המעסיק לספק לעובדיו על פי חוק.

הפוסט חשבות שכר הופיע לראשונה ב-צפדיה ושות' - משרד רואי חשבון.

המשרד מספק שירותי SOX/I-SOX לחברות ציבוריות (אפקטיביות הבקרה הפנימית על הדיווח הכספי) הכולל את הטמעת הבקרות ובדיקתן. התהליך כולל ביצוע מיפוי סיכונים ותיעוד של תהליכים המשפיעים על הדיווח הכספי תוך רמת הערכת הבקרה הפנימית בכל אחד מן התהליכים.

תהליך העבודה כולל את השלבים הבאים:

1. קביעת היקף העבודה בהתבסס על ניתוח דוחות כספיים, שיחות עם המנהלים וביצוע סקר סיכונים.
2. מיפוי ותיעוד התהליכים והבקרות להם השפעה מהותית על הדוחות הכספיים. תהליך המיפוי מתבצע על ידי תיאור מילולי ותרשימי זרימה.
3. בדיקת אפקטיביות הבקרות (TESTING).

הפוסט ביקורת הופיע לראשונה ב-צפדיה ושות' - משרד רואי חשבון.

תכנון המס הינו חלק בלתי נפרד מהניהול הפיננסי של העסק, נושא המסים הוא סבוך, מורכב וכולל הרבה חוקים. על מנת להביא למינימום את תשלומי המס ולהיערך מראש לתשלומי המס, יש צורך באיש מקצוע המכיר לעומק את חוקי המס, אשר ידע לתכנן ולחשב מראש כמה מס בעל העסק הולך לשלם.

מעבר לתכנון וחישוב המס, שלא כמו אצל שכיר, עבורו המעסיק דואג לכל תשלומי המס, על בעל העסק חלה חובה להעביר את תשלומי המסים בעצמו. תשלומי המסים החלים על בעל העסק הינם חלק בלתי נפרד מניהול הכספי של העסק על כן עניין זה צריך להיות מתכונן בקפידה ועל בעל העסק לדעת כמה מסים ומתי הוא צפוי לשלם אותם.

חישוב המסים הסופי של בעל העסק נעשה אחת לשנה במעמד הגשת הדוח השנתי למס הכנסה. עד למועד הגשת הדוח תשלומי המסים מועברים לרשויות המס בצורה של מקדמות, כאשר לאחר הגשת הדוח השנתי וחישוב המס הסופי מתבצעת השלמה במידה והמקדמות לא כיסו את מלוא חבות המס, ולהיפך מתקבל החזר במידה ושולמו מסים מעבר לחבות המס.

תכנון לקוי של המקדמות עלול להביא לשני מצבי קיצון:

• השלמת מסים גבוהה מידי עלולה להביא לבעיה תזרימית בעסק.
• קבלת החזר גבוה, אירוע משמח מצד אחד, אך מצד שני מדובר בכסף שיכול היה לשמש את בעל העסק במהלך השנה ובמקום זאת הופקד לפקדון אצל רשויות המס.

שני מצבי קיצון אלו אינם בריאים לעסק ועלולים לשבש בצורה משמעותית את תזרים המזומנים.

כחלק משרותי המשרד, אנחנו מבצעים תכנון נכון של גובה המס ותשלום המקדמות וזאת על מנת להביא למינימום את תשלומי המס החלים על העסק, כאשר מצד אחד אנחנו עוזרים לו להימנע מתשלומי מסים גבוהים לאחר הגשת הדוח, אך מהצד שני דואגים שלא ישלם מקדמות גבוהות מידי במהלך השנה וישתמש בכסף לצורך ניהול העסק.

הפוסט ייעוץ ותכנון מס הופיע לראשונה ב-צפדיה ושות' - משרד רואי חשבון.

מנהל כספים/חשב של חברה בעצם מרכז את כל ענייני הכספים של החברה, מדובר ברואה חשבון בהכשרתו אשר מנהל בפועל את כל מחלקת הכספים של הארגון לא רק בצד הרישומי חשבונאי כי אם גם בצד האופרטיבי, עסקי וניהולי. שירותי החשבות החיצוניים מספקים להנהלה מגוון דוחות כספיים ותפעוליים, המסייעים לחסכון בהוצאות, קבלת החלטות אסטרטגיות ותפעול יעיל ורווחי של החברה.

חברות רבות אינן יכולות להרשות לעצמן להעסיק מנהל כספים או חשב במשרה מלאה בשל העלות הנכבדה הכרוכה בכך. משרדנו מספק לחברות שרותי חשבות וייעוץ עסקי בהתאם לצורכיהם ובעלות נמוכה משמעותית מהעסקת חשב ו/או מנהל כספים במשרה מלאה.

שרותי החשבות שלנו כוללים בין היתר:

1. בקרה שוטפת על מחלקת הנהלת החשבונות של החברה.
2. מיפוי התהליכים הכספיים בחברה וחלוקת תפקידים מתאימה.
3. עריכת תקציב ובקרתו אל מול הביצוע.
4. בניית תחזית עסקית.
5. הכנת דוחות ניהוליים למנהלי החברה.
6. בחינת הרווחית ובניית מודל תמחור מתאים לחברה.

הפוסט ניהול כספים/חשבות הופיע לראשונה ב-צפדיה ושות' - משרד רואי חשבון.